Soluções integradas de documentos

A guarda e a gestão de documentos não são apenas importantes e estratégicas; em muitos casos, são exigidas por lei. Universidades e escolas, empresas, órgãos federais, estaduais e municipais, instituições financeiras, enfim, não há quem não precise armazenar e conservar documentos importantes.

Com o custo crescente dos espaços urbanos e a necessidade de disponibilizar áreas anteriormente destinadas à armazenagem para as atividades principais do negócio, terceirizar a guarda de documentos com um parceiro com know-how e tecnologia é a opção lógica.

A AGM é um dos primeiros e principais players do mercado de guarda, organização e controle de documentos no país e seus serviços englobam a guarda de documentos em papel, em embalagens especiais identificadas com códigos de barras; serviços de catalogação e digitalização, tracking e disponibilização de documentos para o cliente, com entrega, retirada e consulta por e-mail.

A AGM conta com uma equipe diversificada e treinada para classificar e analisar cada documento, entendendo a sua importância dentro da organização. A equipe da AGM cataloga documentos obedecendo à tabela de temporalidade, desenvolvimento de workflow, preparação adequada para arquivo, desenvolvimento de projetos para gestão in-house, microfilmagens, guarda e catalogação de mídias eletrônicas.

A indexação de caixas, arquivos e processos na gestão de documentos segue o mesmo padrão de informatização das operações logísticas da AGM, abrangendo:

• processos de conferência e recebimento de documentos com etiquetas de códigos de barras;
• gestão on-line do status das pesquisas;
• indexação de banco de dados de acordo com a necessidade dos clientes.

Segurança

A AGM entende que cada um dos documentos que armazena representam um elo importante do negócio de seus clientes. No Brasil, sobretudo, existe um risco ainda maior devido a toda a complexa legislação que obriga que documentos fiscais, trabalhistas e administrativos sejam guardados por determinado número de anos e, no caso de perda, as conseqüências podem ser custosas. A AGM dispõe de salas especiais livres de umidade, pragas e insetos, áreas especialmente desenhadas para a guarda de documentos digitais e tecnologias de ponta aplicadas, com monitoramento 24 horas e segurança máxima contra incêndio.

A proteção, indexação e o completo sigilo dos documentos são itens fundamentais em qualquer projeto da AGM. Os procedimentos para destruição de documentos também obedecem aos mais rigorosos padrões de segurança, sempre de acordo com a demanda do cliente.

Tecnologia

O serviço de Gestão de Documentos da AGM é monitorado por um sistema totalmente automatizado, especialmente voltado para o gerenciamento de documentos, permitindo ao cliente consultar seus arquivos inativos com rapidez e segurança. O acesso aos documentos fica centralizado e disponível para ser acessado e consultado a qualquer hora. O documento pode ser entregue no cliente até quatro horas após o seu pedido. As entregas físicas obedecem aos padrões de transporte, com rastreamento total.

O Programa de Gerenciamento de Arquivo Inativo da AGM foi desenvolvido na linguagem VB, com banco de dados em SQL Server e rede em Windows NT.

Serviços realizados

• Levantamento das necessidades do cliente
• Indexação
• Armazenagem
• Solicitações
• Consulta das caixas
• Consulta das caixas externas
• Consulta via internet
• Digitalização de documentos
• Destruição de documentos.